5.jpg
vissza

1. Előkészítés

  • 1.1 A kongresszusi helyszínek, előadótermek és szálláshelyek lefoglalása (ajánlat-kérések, szerződések előkészítése-megkötése)
  • 1.2 Részvétel a rendezvény programjának összeállításában (tudományos, társasági)
  • 1.3 A szervezés és lebonyolítás ütemezése; határidők, feladatok (checklists)
  • 1.4 Pályázatok összeállítása vissza nem térítendő támogatásokhoz
  • 1.5 Előzetes költség- és bevételkalkulációk

2. Szervezés

  • 2.1. Az első értesítés elkészítése, postázása, a visszajelentkezések nyilvántartása
  • 2.2. Szállás-, étkezés- és társasági-turisztikai programajánlatok kidolgozása
  • 2.3. A második és további értesítés, call for papers elkészítése, postázása
  • 2.4. A bejelentett prezentációk számítógépes nyilvántartása
    • - a teljes szöveg vagy címadatok rögzítése
    • - listázások a tudományos program összeállításához
    • - visszaigazolás a prezentációk elfogadásáról a szerzőknek
    • - szerzői index készítése
  • 2.5. A bejelentkezések, megrendelések számítógépes nyilvántartása
    • - szállások igény szerinti biztosítása, a módosítások kezelése
    • - társasági és egyéb programok ügyeinek intézése
    • - névszerinti visszaigazolás szállásról-programokról
    • - költségek kiszámlázása
  • 2.6. A szponzorok, szakmai kiállítók-hirdetők ügyeinek intézése
    • - folyamatos kapcsolattartás a bejelentkezett cégekkel
    • - kiállítói területek-igények nyilvántartása, visszaigazolása
    • - reklám- és szponzorszerződések megkötése
    • - hirdetések összegyűjtése, nyomdai előkészítése
    • - költségek kiszámlázása
  • 2.7 A részvételi díjak és egyéb befizetések nyilvántartása. (átutalások, hitelkártya, csekk és más bankműveletek)
  • 2.8. Részvétel a rendezvény további kiadványainak elkészítésében (végleges programfüzet, abstract-kötet, meghívók)
  • 2.9. Sajtótájékoztató előkészítése. PR munkák.

3. Lebonyolítás

  • 3.1. Forgatókönyv készítése a rendezvény eseményeihez. Személyi-tárgyi feltételek.
  • 3.2. Kongresszusi iroda a rendezvény teljes időtartama alatt a résztvevők ügyeinek intézésére (regisztráció, befizetések-számlázások, programok, információ)
  • 3.3. A kapcsolódó szakmai kiállítás és egyéb rendezvények program szerinti teljeskörű lebonyolítása
  • 3.4. Pénzügyi elszámolások. Értékelés. Follow-up.

előre
Congress & Hobby Service Kft * 6701 Szeged, PF. 1022 * Tel.: (62) 484-531, 484-532 * E-mail: info@congress-service.hu